Google Workspace活用術公開日: 2026-08-08 更新日: 2026-08-03

総務必見！フォルダ内ファイル名を一瞬で一覧化

総務の皆様、日々の業務お疲れ様です。たくさんの書類を扱う中で、「あのファイルはどこだっけ？」「ファイル名がバラバラで探すのに時間がかかる…」なんてことはありませんか？特に、提出されたPDFファイルの名前を一つ一つ手作業で書き写して一覧にする作業は、本当に大変ですよね。この地道な作業に、もっと時間をかけたくない！そう思っている方に、今回はとっておきの解決策をご紹介します。

ファイル名を手作業で書き写すのはもうやめましょう！

Googleドライブを使っていると、たくさんのファイルがフォルダの中に溜まっていきますよね。特に、お客様から預かったPDFの提出書類などは、ファイル名を確認して一覧にまとめる作業が発生することが多いかと思います。例えば、請求書や契約書、申込書など、ファイル名に日付やお客様の名前が含まれている場合、それを一つ一つ確認しながらExcelなどの表計算ソフトに打ち込んでいくのは、かなりの時間と労力がかかります。間違えて入力してしまうリスクもありますし、何よりも、もっと他の重要な業務に時間を割きたいはずです。
この手作業をなくすことができれば、総務の皆様の負担は劇的に軽くなります。ファイル管理の効率が上がれば、書類を探す時間も短縮され、ミスの削減にもつながります。では、どうすればこの面倒な作業を自動化できるのでしょうか？

Google Apps Scriptでファイル名を自動取得！

そこで活用したいのが、「Google Apps Script（グーグルアップススクリプト）」です。これは、Googleのサービス（GmailやGoogleドライブ、スプレッドシートなど）を連携させて、様々な作業を自動化できる便利なプログラムです。プログラミングの知識がなくても、少しの工夫で色々なことができるようになります。今回は、このGoogle Apps Scriptを使って、Googleドライブの特定のフォルダにあるファイル名を、自動でスプレッドシートに一覧化する方法をご紹介します。
このスクリプトを使えば、何十個、何百個というファイル名も、あっという間にリスト化できます。まるで魔法のようですが、多くの企業で応用できる方法なんですよ。

具体的な使い方：フォルダ内のファイル名を一覧化する手順

それでは、実際にどのようにファイル名を一覧化するのか、手順を見ていきましょう。

1. Googleスプレッドシートの準備
まず、ファイル名の一覧を表示させたいGoogleスプレッドシートを開きます。新しいシートでも、既存のシートでも構いません。
2. Google Apps Scriptのエディタを開く
開いたスプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。新しいタブでスクリプトエディタが開きます。
3. スクリプトコードを貼り付ける
開いたエディタに、ファイル名を一覧化するためのコードを貼り付けます。（※このコードはNKI合同会社がお手伝いできますので、ご安心ください。）
4. フォルダIDを指定する
スクリプトの中に、ファイル名を取得したいGoogleドライブのフォルダのIDを指定する箇所があります。このIDを、対象のフォルダのURLからコピーして貼り付けます。
5. スクリプトを実行する
コードを貼り付けたら、保存をして実行ボタンを押します。初めて実行する際は、Googleアカウントへのアクセス許可を求められる場合がありますので、内容を確認して許可してください。

これで、指定したフォルダ内のファイル名が、スプレッドシートに自動でリストアップされます。あとは、必要に応じてファイル名に日付や連番などを追加したり、並べ替えたりすることができます。

ファイル管理の「棚卸し」にも大活躍！

このファイル一覧化の機能は、日々のファイル管理だけでなく、定期的な「棚卸し」（※管理している対象をすべて数え上げ、リスト化すること）にも非常に役立ちます。特に、部署ごとにファイルが分散していたり、過去のファイルがどこにあるかわからなくなったりした場合、このスクリプトを使えば、短時間でフォルダ内のファイル状況を把握できます。
例えば、「〇〇年度に提出された書類」といったフォルダがあれば、そのフォルダを指定してファイル名を一覧化することで、抜け漏れがないかを確認するのに役立ちます。また、ファイル名が統一されていない場合でも、まずは一覧化してしまえば、後からファイル名を整理する際の手がかりになります。

「ファイルが多すぎて、どこから手を付けたらいいかわからない…」という状態から脱却し、スッキリしたファイル管理を目指しましょう。

総務の皆様の業務負担を軽減するために

今回ご紹介したGoogle Apps Scriptを使ったファイル名の一覧化は、総務の皆様が日々直面している「地味だけど時間のかかる作業」を自動化する一例です。手作業によるミスを防ぎ、本来集中すべき業務に時間を充てられるようになります。ファイル管理の効率化は、組織全体の生産性向上にもつながります。

「でも、自分でスクリプトを作るのは難しそう…」「うちの会社のファイル管理に合うようにカスタマイズしたいんだけど…」と感じられた方もいらっしゃるかもしれません。ご安心ください。NKI合同会社では、AIやDX（※デジタルトランスフォーメーション：IT技術を活用して、ビジネスモデルや業務のあり方を変革すること）を活用したバックオフィス業務の改善をサポートしております。Google Workspace（※Googleが提供するビジネス用クラウドサービス群）の導入支援や、業務自動化のためのスクリプト作成など、お客様の状況に合わせたご提案をしております。

もし、ファイル管理の効率化や、その他バックオフィス業務でお困りのことがございましたら、ぜひ一度私たちにご相談ください。貴社の状況をお伺いし、最適な解決策をご一緒に見つけていきましょう。

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