Google Workspace活用術公開日: 2026-08-14 更新日: 2026-08-03

Googleサイトで社内ポータル作成！情報共有を円滑に

社長様、こんなお悩みはありませんか？「あの資料、どこだっけ？」「新しいマニュアル、みんなちゃんと確認したかな？」社内で情報がバラバラになっていて、探すのに時間がかかっている…そんな状況は、業務の効率を下げてしまいますよね。特に、日々の業務で使うマニュアルや、社内向けの連絡事項、よく使うウェブサイトへのリンクなどが、あちこちに散らばっていると、探す手間が増えるばかりです。

そこで今回は、専門知識がなくても簡単に作れる「Googleサイト」を使って、社内ポータル（社内イントラネット）を作成する方法をご紹介します。これ一つで、社内の大切な情報を一元管理できるようになりますよ。

Googleサイトとは？初心者でも安心な理由

「ホームページ作成」と聞くと、専門的な知識が必要だったり、難しそう…と感じる方もいらっしゃるかもしれませんね。でも、Googleサイトなら大丈夫です。
Googleサイトは、Googleが提供している無料のウェブサイト作成ツールです。特別なプログラミングの知識は一切不要で、まるで文書を作成するような感覚で、直感的に操作できます。ドラッグ＆ドロップで画像やテキストを配置したり、あらかじめ用意されたテンプレートを選んでデザインを整えたりできます。Google Workspace（GmailやGoogleドライブなど、ビジネスでよく使われるGoogleのサービス群）を使っている方なら、さらにスムーズに連携できますよ。

社内ポータルとして使う場合、例えば、会社の経営理念やビジョンを共有するページ、社内規定や各種マニュアルをまとめたページ、よく使う社外・社内ウェブサイトへのリンク集、新着情報のお知らせなどを、このGoogleサイト上に集約できます。これにより、「情報がどこにあるか分からない」という状態をなくし、社員一人ひとりの情報検索時間を短縮できるんです。結果として、業務全体の効率アップにつながることが期待できますね。

社内ポータルの具体的な活用方法

Googleサイトで社内ポータルを作ることで、具体的にどのようなことができるのでしょうか？いくつか例を見てみましょう。

マニュアル・手順書の集約
業務マニュアルや、新しいシステムの使い方、社内手続きの方法などを、分かりやすくまとめて掲載できます。動画マニュアルへのリンクを貼ることも可能です。これにより、新入社員の方も、ベテラン社員の方も、いつでも必要な情報にアクセスできるようになります。
社内連絡・お知らせ
社長からのメッセージや、部署からの連絡事項、イベントの告知などを、ポータルサイトのトップページに掲載できます。これにより、メールを見逃してしまうといったことを防ぎ、確実に情報を届けられます。
よく使うリンク集
社外の役立つウェブサイト（業界情報サイトなど）や、社内の共有フォルダ、勤怠管理システムなど、社員が日常的にアクセスするウェブサイトへのリンクをまとめておくと便利です。
経営理念・ビジョンの共有
会社の目指す方向性や、大切にしている価値観を、いつでも確認できる場所に置いておくことで、社員の意識統一を図ることができます。

これらの情報を一元化することで、社員は知りたい情報にすぐにたどり着け、業務に集中できるようになります。社長様にとっても、「あれどこ？」と聞かれる機会が減り、本来注力すべき業務に時間を割けるようになるはずです。

Googleサイト作成の基本的な流れ

実際にGoogleサイトで社内ポータルを作成する際の、大まかな流れをご紹介します。難しく考えず、気軽に試してみてください。

Googleアカウントでログイン
GoogleサイトはGoogleアカウントがあれば利用できます。普段Gmailなどを使っているアカウントでログインしましょう。
新規作成またはテンプレート選択
Googleサイトのページを開き、「新規作成」ボタンをクリックするか、用意されているテンプレートの中から目的に合いそうなものを選びます。社内ポータル用として、「プロジェクト」や「チーム」といったテンプレートが参考になるかもしれません。
ページ構成を考える
トップページに何を表示するか、どのようなメニュー（ナビゲーション）にするかを考えます。例えば、「マニュアル」「連絡事項」「リンク集」といったメニューを作成し、それぞれに専用のページを作成していくイメージです。
コンテンツの追加・編集
テキストを入力したり、画像を挿入したり、Googleドライブにある資料（マニュアルPDFなど）を埋め込んだりします。他のGoogle Workspaceサービス（Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleカレンダーなど）との連携も簡単です。
デザインの調整
見やすいように、文字の大きさや色、レイアウトなどを調整します。テンプレートを使えば、ある程度デザインが決まっているので、初心者の方でも安心です。
公開する
作成したサイトは、社内限定で公開したり、特定のメンバーだけに閲覧権限を与えたりすることができます。URL（ウェブサイトのアドレス）を知っている人だけが見られるように設定することも可能です。

このように、専門知識がなくても、自分の手で会社の情報ハブ（中心となる場所）を作り上げることができるのが、Googleサイトの魅力です。

情報共有を成功させるためのポイント

Googleサイトで社内ポータルを作ることは素晴らしい第一歩ですが、せっかく作ったポータルを、社員全員が活用できるようにするためには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。

「分かりやすさ」を最優先に
誰が見てもすぐに理解できるような、シンプルで分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。専門用語は避け、必要であれば簡単な説明を加えるのが親切です。また、情報の配置場所も、直感的に理解できるような構成にすることが大切です。
定期的な更新とメンテナンス
情報が古いままだと、ポータルの信頼性が失われてしまいます。マニュアルの更新や、リンク切れのチェックなど、定期的に内容を見直し、最新の状態を保つようにしましょう。誰がいつ更新したのかを記録しておくと、管理がしやすくなります。
社員への周知と活用促進
ポータルサイトを作っただけでは、社員が自動的に使うわけではありません。社長様や管理職の方が、「これは〇〇のページにありますよ」「困ったときはまずポータルを見てみてください」と、積極的に声かけをして、利用を促すことが重要です。新しい情報が追加されたら、メールなどで知らせるのも良い方法です。
アクセス権限の管理
社内ポータルといっても、全ての情報を全社員が見る必要はない場合もあります。例えば、人事情報など、特定の部署や役職の人だけが見るべき情報は、アクセス権限を適切に設定し、情報漏洩のリスクを防ぐことが大切です。

これらのポイントを押さえることで、Googleサイトで作った社内ポータルが、より効果的な情報共有ツールとして機能するようになるでしょう。

まとめ：NKIがあなたの情報共有をサポートします

Googleサイトを使えば、専門知識がなくても、会社の情報を一元管理できる社内ポータルを簡単に作成できます。マニュアル、社内連絡、リンク集などを集約することで、「あれどこ？」という疑問を減らし、業務効率を大きく改善できるはずです。

しかし、いざ作ってみようと思っても、「どこから手をつけていいか分からない」「デザインに自信がない」「そもそもGoogle Workspaceの設定が不安…」といったお声もあるかもしれません。また、社長様だけでなく、現場で働くスタッフの皆さんがスムーズにツールを使えるようになることも、情報共有を成功させるためには非常に重要ですよね。

NKI合同会社では、Google Workspaceの導入・活用支援を通じて、福岡市を中心に多くの中小企業のバックオフィス業務改善をお手伝いしています。Googleサイトでの社内ポータル作成はもちろん、Google Workspaceの各種ツールの設定や活用方法についても、きめ細やかなサポートを提供しております。

特に、ご契約いただいたお客様には、周りのスタッフ・メンバーへのGoogle/クラウドツールの初期設定・環境構築サポートも、スタンダードプラン以上をご契約のお客様には3名様まで無料で対応させていただいております。まずは、どんなことでもお気軽にご相談ください。あなたの会社の情報共有が、よりスムーズで効率的になるよう、全力でサポートさせていただきます。

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