GASでフォルダ内ファイル名一覧化！簡単自動化

「あー、このフォルダにファイルがたくさんあって、どれがどれだか分からなくなっちゃった…」

「ファイル名を手作業でエクセルに書き写すのに、すごく時間がかかる…」

こんなお悩みをお持ちの社長さん、いらっしゃいませんか？

特に、ファイルが増えてくると、管理が大変ですよね。

でも、大丈夫です！

今回は、そんなお悩みを解決できる、Google Apps Script（以下、GAS）を使った、フォルダ内のファイル名を自動で一覧化する方法をご紹介します。

「GASって難しそう…」と思われたかもしれませんが、ご安心ください。

今回は、初心者の方でもわかるように、できるだけ簡単な言葉で説明していきますね。

この方法を使えば、今まで手作業で何時間もかかっていた作業が、たった数秒で完了するかもしれませんよ。

Googleドライブのファイル管理、こんなお悩みありませんか？

皆さんの会社では、Googleドライブをどのように使われていますか？
資料を共有したり、データを保存したり、とても便利ですよね。

でも、フォルダの中にファイルがどんどん増えてくると、管理が大変になりがちです。

「あのファイル、どこいったっけ？」

「このフォルダに、どんなファイルがあったかな？」

こんな風に、ファイルを探すのに時間がかかったり、ファイル名が似ていて区別がつきにくかったりすることはありませんか？

特に、月末や期末の「棚卸し（たなおし）」、つまり、持っているものを数え直す作業のときには、フォルダ内のファイル名を一覧にして確認したい、ということはよくあるかと思います。

その作業を、一つ一つ手作業でファイル名を書き写していると、時間もかかるし、間違いも起こりやすいですよね。

「もっと効率的にファイル管理ができないかな…」

そう思われている社長さんのために、今日はGASを使った簡単な解決策をご紹介します。

Google Apps Script（GAS）って何？

「GAS」という言葉を初めて聞かれた方もいらっしゃるかもしれませんね。
GASは、Googleが提供している無料のプログラミングサービスです。

Googleのサービス（GmailやGoogleドライブ、Googleスプレッドシートなど）と連携して、色々な作業を自動化することができます。

例えば、

• メールの自動返信
• スプレッドシートへのデータ自動入力
• Googleドライブのファイル整理

など、色々なことができます。
「プログラミング」と聞くと、難しそうに感じるかもしれませんが、GASは比較的簡単なコード（プログラムの命令文）で、色々な自動化ができるのが特徴です。

今回の「ファイル一覧取得」も、GASを使えば驚くほど簡単に実現できます。

「PC操作はちょっと苦手なんだよね…」という社長さんも、大丈夫です。

この記事を読めば、きっと「これならできそう！」と思っていただけるはずですよ。

GASでファイル一覧を取得するとできること

GASを使うと、Googleドライブの特定のフォルダにあるファイルを自動で読み取り、その一覧をGoogleスプレッドシートに書き出す、といった処理を組むことができます。
具体的には、以下のような情報を自動で取得し、スプレッドシートに一覧化することが可能です。

• フォルダ内にあるすべてのファイル名
• 各ファイルの最終更新日
• （設定次第で）ファイルの種類やサイズ、リンクなど

一度スクリプトを作成してしまえば、あとはボタン一つ、あるいは自動実行の設定をしておくだけで、いつでも最新のファイル一覧を取得できるようになります。
手作業でファイル名を一つずつ書き写す必要がなくなるので、「棚卸し」のような定期的な確認作業も、格段に楽になりますよ。

「実際どんなコードを書けばいいの？」という具体的な部分は、フォルダの構成や欲しい情報によって変わってきますので、この記事では割愛しますが、決して難しい仕組みではありませんのでご安心ください。

ファイル管理の効率化で、本業に集中！

今回ご紹介したGASを使ったファイル一覧の取得は、ほんの一例です。
GASを活用すれば、他にも様々な業務を自動化することができます。

例えば、

• 毎日の定型業務の自動化
• メールの自動振り分け
• Googleカレンダーへの予定自動登録

など、あなたの会社の業務に合わせて、色々な「困った」を解決できる可能性があります。
「でも、自分でやるのはやっぱり難しそう…」

「うちの会社に合った自動化って、どんなものがあるんだろう？」

そう思われた社長さん、ご安心ください。

NKI合同会社では、福岡市南区を中心に、中小企業のバックオフィス業務改善をサポートしています。

Google Workspace（GoogleドライブやGmailなどのセット）の導入支援や、業務自動化のご相談も承っております。

特に、3名以下のスタッフがいらっしゃるお客様には、GASを使った環境設定サポートなどを無料で提供させていただいております。

まとめ

今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、Googleドライブのフォルダ内にあるファイル名を自動で一覧化する方法をご紹介しました。
この方法を使えば、

• ファイル管理の手間が大幅に削減できる
• ファイルを探す時間が短縮できる
• 「棚卸し」作業が楽になる

といったメリットがあります。

「PC操作は苦手だから…」と諦めずに、ぜひ一度試してみてください。

もし、自分でやるのが難しいと感じたり、もっと色々な業務を自動化したいと思われたりした場合は、NKI合同会社にご相談ください。

私たちは、AIやDX（デジタルトランスフォーメーション：IT技術でビジネスを変革すること）の活用もサポートし、お客様のバックオフィス業務の改善をお手伝いしています。

「うちの会社でも、こんなことが自動化できるのかな？」

「ちょっと話を聞くだけでもいいのかな？」

どんな小さな疑問でも構いません。まずはお気軽にお問い合わせください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。