ChatGPTで会議アジェンダを秒速作成！時間短縮の秘訣

「今日の会議、何から話そう…」「アジェンダ作成に時間がかかりすぎる…」

中小企業の社長様、このようなお悩みはありませんか？

会議の準備は大切ですが、そのアジェンダ作成に追われて、本来の業務に手が回らなくなってしまうのはもったいないですよね。

そこで今回は、AIツール「ChatGPT」を使って、驚くほど簡単に、そしてスピーディーに会議のアジェンダ（議題や進行表）を作成する方法をご紹介します。

「AIって難しそう…」と感じるかもしれませんが、ご安心ください。特別な知識は一切不要です。

このブログを読めば、あなたも今日から会議準備の時間を大幅に短縮できるようになりますよ。

ChatGPTでアジェンダ作成が劇的に変わる理由

これまで、会議のアジェンダを作るとなると、まず「今日の会議の目的は何だったかな？」と考えるところから始まりますよね。
そして、参加者や話したい内容をリストアップし、それぞれの持ち時間を考えて…と、結構な手間と時間がかかります。

しかし、ChatGPTのようなAI（人工知能）を使えば、このプロセスが劇的に変わります。

AIに「〇〇な会議の進行表を作って」とお願いするだけで、AIが過去のデータや学習した知識をもとに、適切な議題の順番や、それぞれの議題にどれくらいの時間をかけるべきかの目安まで、提案してくれるのです。

まるで、優秀な秘書がすぐに相談に乗ってくれるようなイメージですね。

これにより、会議の目的が明確になり、無駄な時間が減り、参加者全員が集中して議論に取り組めるようになります。

「会議が長引いてしまう」「いつも同じような話で終わってしまう」といった、よくある会議の悩みを解消する第一歩となるでしょう。

ChatGPTへの簡単な指示でアジェンダ作成

では、具体的にどのようにChatGPTにアジェンダ作成をお願いすれば良いのでしょうか？
実は、とてもシンプルです。

例えば、あなたが30分で終わらせたい進捗確認ミーティングの進行表を作りたいとします。

その場合、ChatGPTに以下のような指示（プロンプトといいます）を送るだけでOKです。

「30分で終わる進捗確認ミーティングの進行表を作って」

これだけで、ChatGPTは会議の目的や時間配分を考慮した、具体的なアジェンダ案を提示してくれます。

例えば、以下のような形式で提案されることが多いです。

• 0分〜5分：前回の議事録確認と本日のアジェンダ確認
• 5分〜15分：各担当者からの進捗報告（〇〇さん、△△さん…）
• 15分〜25分：課題や懸念事項の共有と簡単な質疑応答
• 25分〜30分：本日のまとめと次回までのアクション確認

このように、時間配分まで具体的に示してくれるため、会議の進行がスムーズになります。
もし、もっと詳細なアジェンダが必要な場合は、「〇〇プロジェクトのキックオフミーティングのアジェンダを、1時間で作成してください。特に、各チームの役割分担と、最初の1週間のタスクについて詳しく触れてください。」のように、具体的に指示を出すと、より目的に合ったアジェンダが作成されます。

時間短縮だけじゃない！ChatGPT活用のメリット

ChatGPTを使ったアジェンダ作成の最大のメリットは、やはり「時間短縮」です。
これまでアジェンダ作成にかけていた時間を、他の重要な業務に充てることができます。

しかし、それだけではありません。

AIが作成するアジェンダは、客観的な視点に基づいているため、人間が見落としがちな視点を取り入れてくれることもあります。

例えば、

• 会議の目的を達成するために、本当に必要な議題は何か？
• 各議題のバランスは取れているか？
• 参加者全員が発言しやすいような流れになっているか？

といった点を、AIが考慮して提案してくれるのです。
これにより、より質の高い、実りある会議へと繋がる可能性が高まります。

また、ChatGPTは無償版でも十分に活用できますので、まずは気軽に試してみることができるのも嬉しいポイントですね。

「AIツールは使いこなせるか心配…」という方も、まずは簡単な指示から始めてみてください。

会議の質を高めるためのポイント

ChatGPTでアジェンダを作成できるようになったら、さらに会議の質を高めるための工夫をしてみましょう。
まず、AIが作成したアジェンダはあくまで「たたき台」です。

そのまま使うのではなく、必ず会議の目的や参加者を考慮して、内容を微調整しましょう。

例えば、特定の参加者に専門知識が必要な議題がある場合は、その部分の説明を補足したり、事前に資料を共有しておくと、よりスムーズな議論が進みます。

また、会議の進行役（ファシリテーター）は、AIが作成した時間配分を意識しつつも、議論が活発になった場合は柔軟に対応することも大切です。

「予定時間を少しオーバーしても、重要な議論ができそうなら、その時間を確保する」といった判断も必要になるでしょう。

そして、会議の最後には必ず、決定事項や次のアクション（誰が、いつまでに、何をするか）を明確にし、参加者全員で共有することが重要です。

これにより、会議で話し合った内容が、実際の行動に繋がり、成果を生み出すことになります。

ChatGPTは、これらの準備や進行をサポートしてくれる強力なツールですが、最終的に会議を成功させるのは、参加者一人ひとりの意識と、進行役のリードにかかっています。

まとめ｜AIでバックオフィス業務を効率化

今回は、ChatGPTを使ったアジェンダ作成の方法についてご紹介しました。

AIを活用することで、会議準備の時間を大幅に短縮し、より効率的で質の高いミーティングを実現できることがお分かりいただけたかと思います。

アジェンダ作成だけでなく、議事録の要約や、メール作成のサポートなど、ChatGPTは様々な場面であなたの業務を助けてくれます。

NKI合同会社では、福岡市南区を中心に、中小企業のバックオフィス業務改善をサポートしております。

AIツールの導入や活用方法に関するご相談も承っておりますので、「うちの会社でもAIを導入したいけれど、何から始めれば良いかわからない…」といったお悩みをお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。税務・法務に関する個別の判断は、税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。